Privacyreglement

Privacyreglement mei 2018
Privacyreglement van de Stichting Volksuniversiteit Amersfoort met betrekking tot het beheer van persoonsgegevens van cursisten. Het privacyreglement is conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:

• Volksuniversiteit Amersfoort: de Stichting Volksuniversiteit Amersfoort
• het bestuur: het bestuur van de Stichting Volksuniversiteit Amersfoort
• het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de  categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
• persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
• de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
• persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
• derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene.

Artikel 2: Doelstelling van het bestand

Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzake­lijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de Volksuniversiteit Amersfoort, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van de Volksuniversiteit Amersfoort.  Het bestand dient mede om cursisten te informeren over hun cursus/lessen en de overige cursusactiviteiten van de Volksuniversiteit Amersfoort.

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de Volksuniversiteit Amersfoort.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van de Volksuniversiteit Amersfoort 
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid

1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantas­ting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

Artikel 6: Functioneren van het bestand

1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het bestuur van de Volksuniversiteit Amersfoort en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten be­hoeve van de in
   artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand

1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
   • secretaris en penningmeester van het bestuur;
   • de administratief medewerkers;
   • de systeembeheerder.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen. 
3. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. Een docent krijgt een lijst van enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit te weten: naam, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
   • dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
   • dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
   • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende drie jaar geen contact tussen de betrokkene en de Volksuniversiteit Amersfoort is geweest, worden de naamgegevens verwijderd. De overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische doeleinden. De aan de persoonsgegevens gekoppelde financiële inschrijvingsgegevens worden eveneens verwijderd. 

Artikel 10: Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift

1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot de Volksuniversiteit Amersfoort wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. De Volksuniversiteit Amersfoort geeft binnen vier weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de het bestuur gericht verzoek.
5. De Volksuniversiteit Amersfoort eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gema­ch­ti­gde door medewerkers van de Volksuniversiteit Amersfoort onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11: Correctierecht

1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgeno­men in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgeno­men.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van het bepaalde bij artikel 9.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgege­vens wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van het bestuur van de Volksuniversiteit Amersfoort.  Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. De Volksuniversiteit Amersfoort draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Beroep

1. Indien de Volksuniversiteit Amersfoort weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank Midden-Nederland met het schriftelijk verzoek de Volksuniversiteit Amersfoort te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen­de beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen.  Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Artikel 13

Wanneer u meent dat uw privacy is geschonden door de Volksuniversiteit Amersfoort kunt u dit aanhangig maken conform de klachtenregeling van de Volksuniversiteit Amersfoort.

Bijlage I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

• achternaam, voorletters
• adres, postcode*
• woonplaats*
• tel.nrs overdag, avond, mobiel**
• geslacht*
• emailadres
• geboortedatum *  
• bankrekeningnummer / IBAN
• burgerservicenummer (BSN) en nationaliteit worden geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) of de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereist.

*Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.

** telefoon en/of email-gegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.